中华教育网12月28日，在2022钉钉7.0产品发布会“协同办公专场”分论坛上，海亮教育总裁办公室战略部负责人刘卓青发表了关于《高效会议实践法则与工具》的主题演讲，分享了海亮教育集团用钉闪会实现高效会议、解放劳动力的经验。刘卓青表示，“钉闪会在会前、会中、会后帮助我们对会议进行优化，而高效会议改革带来的最大改变是倒逼会议组织形态的完善。”
海亮教育有27年办学历史，是国内覆盖领域最广、最具综合实力的民办基础教育集团之一。随着业务快速发展带来的组织优化升级需求，海亮教育开展了专项清朗行动，首要解决的就是低效会议问题。针对时间长、数量多、不聚焦、难跟踪的四个痛点，海亮教育做了专属方案，并选择钉闪会作为适配工具。而钉闪会的议程设置、倒计时等功能帮助海亮集团实现了“会前有准备、会中有目标、会后有跟踪”的高效会议效果。
会上，刘卓青总结了钉闪会带来的五个可视化成果：多会变少会、大会变小会、长会变短会、能线上就不线下、能不开会就不开会。真正践行了简单、高效、直接的职场文化。
目前，钉闪会经过试用，已经在海亮教育集团的多个部门、学校、园所实现了全场景覆盖。对此，刘卓青提出了未来愿景，“海亮教育希望以高效会议借用钉闪会工具作为起点，打造一个全新的职场生态环境，为人才提供更加舒适的栖息地，不断优化组织发展，让员工能够迸发出更加强大的创新活力。”
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以下是演讲实录：
大家下午好，我是海亮教育的刘卓青，很高兴今天能和在座的嘉宾一起来分享海亮教育关于高效会议的实践法则与工具。
海亮教育隶属于海亮集团，海亮集团是一家世界500强企业，1989年在绍兴成立，目前总部位于滨江高新区。一直以来，海亮集团秉持着既讲企业效益，更求社会公德这样的发展理念，聚焦在教育事业、有色金属制造业、生态农业三大领域，致力于为人民的美好生活提供海亮方案。
作为优先发展的教育产业，海亮教育已经有27年的办学历史，一直以来我们秉持着为党育人、为国育才的办学理念，不断地在进行转型升级，致力于成为国内一流、国际知名的K12教育全产业服务的提供商。
目前，海亮自有加运营的学校超过了142所，横跨了19个省、44个市、73个县，已经成为了国内覆盖领域最广、最具综合实力的民办基础教育集团之一。
战略到执行如何保持步调一致？
我们发现，随着我们的战略版图在全国范围内快速扩张，现有的沟通方式出现了一些弊端，远程一线的炮火声传递不到后台管理者的耳朵当中，真实的声音听不见，就会导致我们战略传递失真。
同时，随着我们的业务发展，对于部门协同的要求也提出了更高的要求，会存在一些流畅度不足的情况。
对于员工个人来说，随着业务快速的上马、增加，员工的负荷一直在做加法，过重的负担会导致效率的降低。
针对以上种种情况，我们就以战略性的举措来进行我们组织的优化升级，推出了海亮教育专属的清朗行动，旨在进行职场生态优化的专项工作，来更好的匹配我们的战略发展需求，赋能业务的发展，进行组织的转型升级。
从开好一场会开始，亮剑组织升级
高效会议可以说是我们整个清朗行动的亮剑行动。通过调查，我们发现目前组织内存在着这样四个低效会议的痛点：时间长、数量多、不聚焦、难跟踪。
在我们企业发展过程当中，尤其是大规模的企业，多多少少都会有这样的会议病。这样的问题会导致企业会议端效率低下，拉低产出，浪费成本。针对这样的情况，员工也会抱怨：我每天都在开会，自己的本职工作反而没有时间去做，每天被卷入到各种各样的会议当中。这表面上看起来是开会成本的消耗，实则是对员工个人心智的损耗，会导致整个企业组织发展创新严重受到阻碍。
因此，在这样的情况下，我们认为高效会议的推行势在必行。你想要推行一套改革方案，首先要做制度治理，要在意识层面上让大家重视会议，同时还要找到很好的工具，能够完美适配你的方案，支撑方案能够落地。同时，还要在方案落地之后回头看我们的方案和工具能不能具有更好的适配性，来服务组织进行会议的改革。
我们与钉闪会相见恨晚。改革前遇到的业务问题喜欢拉会，一开就是几个小时，上班时间都是开会，员工在下班时间才能去沟通客户、沟通业务，工作时间大大受到了挤压。
在改革之后，我们首先要求会议组织者在开会之前问自己三个问题：我开这个会议的目的是什么？为了达成这个目的会议是不是最好的形式？为了达成这个目的，我们是否有充分的会议准备？
这是我们总结出来的会前三问。我们希望通过会前三问理清会议组织者的思路，让他做好会议的相关准备，同时在这个过程中最大程度合并同类会议，使得会议数量减少。
以我们一项新兴的战略增长业务为例，经过这一轮改革之后，月均会议从50+已经降到了20次以内，首先从仪式上大家重视了会议，我们的劳动力真正的从会议当中解放出来。
有了高效会议，意识奠定基础，我们就需要一款工具能够支撑整个方案的推行，为了让企业的信息效率能够得到更好的提高，钉闪会就能达到这样的效果。
钉闪会最大的作用，是倒逼组织形态的完善
会议时间大大缩短是依靠什么？在我们改革之前，议题和人员都是不够清晰、不够聚焦的，同时讨论会比较发散，会议效率都是比较低的。但是在使用钉闪会之后，通过很简单的一个会议议程的设置，就能够让大家在会前把所有资料准备好，并且对会中流程进行了严格的把控。
第二，在会前会要求每个人，尤其是会议的最高领导者、决策者去读这些材料，这样就可以缩短在会议上大家轮流低效汇报的时间。
第三，我们还会设置倒计时功能，真的非常好用，有了这个倒计时功能放在那里，每个人无形之中就会感受到时间的压力，就会倒逼你去提升自己发言的质量和输出的密度，从而使发言变得更加简洁和凝练。以前一个例会至少两个小时以上，现在一个小时以内全部搞定，50%的时间省了出来。
钉闪会不仅在会前、会中帮助我们对会议进行了优化，在会后总结和跟踪环节也使得整体会议更加简便。
之前因为我们单位对于会议要求也比较高，所以对于会议纪要整理，可能穿插着工作，专人去整理需要一两天时间，效率很低。但是有了钉闪会，在开会的同时就可以会议纪要同时记录，在会议结束之后，大家只需要花一两分钟快速一起过一下会议纪要，确保我们的认知一致。
同时，会议纪要一旦产生，我们的待办就很明确，到事、到人，这样分工也很明确，不会再像以前，会议上布置的任务需要人盯人的方式一遍一遍去催，催的过程中一个是容易出现遗漏，另外不知道之前这些会议任务进行到什么程度了。这个待办功能就能够很好的帮助我们，对于任务发出者来说，可以看到我发出的会议任务他们已经完成到什么程度，有没有完成。对于会议任务的接收者来说，我知道我要在什么时间点之前完成什么样的任务，这个会议任务才能够得到有效的执行。所以实现了任务分工的明确，真正的可以说实现了会议任务结果的可视化、可追踪。
除此以外，高效会议改革带来的最大改变，是倒逼会议组织形态的完善。之前是一个负责人面向20多个人开会，20多个员工逐个汇报，导致细节逐渐被放大，讨论颗粒度过细。
实行了高效会议改革和钉闪会以后，钉闪会内置的会议结构会倒逼形成一个中层，可以在会议前解决大部分很细节化的一线问题，在会议当中总负责人只需要听取中层的汇报就好了，整体的会议组织结构就逐渐清晰、明朗起来。
可以说，高效会议的推行和钉闪会的使用，让海亮教育迈出了高效会议坚定有利的一步。目前也经过总裁室的试用，已经在多个部门、学校、园所实现了全场景覆盖。我们很期待这种自上而下的推行和自下而上优化建议的方式，能够让海亮教育在会议改革端更加卓有成效，能够实现效率和协同的双向奔赴。
每一个改革都需要有衡量标准，我们总结出来五个可视化的成果：
第一，要多会变少会，会议数量更少；
第二，大会变小会，会议人员更加精准；
第三，长会变短会，时间更短；
第四，能线上就不线下，节约更多差旅时间精力成本；
第五，能不开会就不开会。让我们每个人都能重视会议，尊重会议的时间，最终践行简单、高效、直接的职场文化。
海亮教育也希望以高效会议借用钉闪会工具作为起点，打造一个全新的职场生态环境，为人才提供更加舒适的栖息地，不断的优化组织的发展，让员工能够迸发出更加强大的创新活力。让高效会议还职场一片清朗。
谢谢大家的聆听，我的分享到此结束。
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